社会人10年目でわかったプレゼン資料作成のコツ

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こんにちは!社会人10年目のタカヒロです(@kyohirofuku

これまで何度となくプレゼン資料を作ってきたタカヒロ。毎回作っては上司に指摘され、作っては上司に指摘され、何度も何度も同じミスをしては忘れるということを繰り返してきました。

そしてプレゼンの本を買ってはあまり読まずに安心しきってそのまま放置という状態でした。

タカヒロ
もうこんな状態、嫌なのでなんとかしたい。。。

そこで今まで何度となく間違えた内容をブログでまとめよう!と思い立ちました。みなさまのプレゼン資料作成時の参考になれば幸いです。

では、早速参りましょう〜

プレゼンテーション資料作成でやりがちなミス

まずは私がやってきた中で何度も失敗したことをご紹介しようと思います。

【失敗 その1】他の人が作ったプレゼン資料を参考にしすぎる

プレゼン資料を作る時によくありがちなのが、前の人のプレゼン資料を参考にしてストーリーを作るということです。

あたかも過去のプレゼン資料が正しいテンプレートのような形と思い込み、過去のプレゼンに対して新たな要素だけをアップデートしていくやりかたです。

このやりかたのマズイところは、過去のプレゼンと現在作ろうとしているプレゼンとではなにかしらの状況が変わっているということです。

過去のプレゼンを参考にしすぎて、まるで数学の公式のように当てはめていくのだけはやめましょう。

プレゼン資料に限らずですが、昔は良かったけど今見てみるとよろしくない要素がたくさん見えてくるんですよね。

過去のプレゼンでそのまま流用できる箇所をそのままにして上司に提出したら、「この要素はいらない」「この書き方はわかりにくいから変えておこう」と指摘されまくりでした。

タカヒロ
過去の資料が作られた頃は良かったのに、今はダメなの。。。

私はこの体験を100回は経験しています。。。人間ってついつい楽な方に流れてしまうんですよね。。。公式に当てはめるのはめっちゃ楽ですもん。頭を働かせなくていいので。

前の人のプレゼン資料は参考程度に留めておき、まっさらな状態でプレゼンの構成やストーリーを考えるようにしましょう。

【失敗 その1】
前の人のプレゼン資料を参考にしすぎる

【失敗 その2】何も考えずにジョブズみたいなシンプルなプレゼンを目指す

アップルのスティーブ・ジョブズみたいなシンプルなプレゼンがカッコいい!と思って、なるべくプレゼンの要素を省いたシンプルなプレゼン資料を作ったこともありました。

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こんな感じのシンプルなスライドを準備しがちなんですよね。。。

そうすると問題なのが、シンプルすぎて読み手に伝わらない!ということです。一度、シンプルなプレゼン資料を作ったこともありましたが、

上司
説明がなさすぎてよくわからない。。もう少し説明追加してくれる?

と言われてしまいました。ここで大事なのは、そもそもそのプレゼン資料をどのような状況で使うのか?ということだと思います。

  1. プレゼンを見る相手
  2. プレゼンを発表する状況

を意識することが大事です。それぞれについて、詳しく説明をしていきます。

「プレゼンをされる相手」を意識する

例えば、プレゼンをされる相手を考えると、

  • 相手の知りたいことは何か?
  • この表現で相手に伝わるのか?
  • 相手は知り尽くしているので説明が多すぎるのではないか?
  • そもそもどんな人がプレゼンを見るのか?聞くのか?
  • このプレゼンを通じて相手にどう思ってもらいたいのか?

  • などの要素をそれぞれの項目にそってプレゼンの内容を見直すと良いでしょう。

    タカヒロ
    これをやることで、プレゼンを聞く相手はご高齢なのでいつもより文字は大きめにしておこう、といった改善をすることができます。

    プレゼンを発表する状況を意識する

    またプレゼンを発表する状況も考えます。

  • 人前で製品を紹介するものなのか?
  • 自分の会社からの依頼を正確に相手に伝えるものなのか?
  • 自分の功績をアピールするものなのか?

  • などいろいろな状況があるので、状況に合わせた適切な作りにしていきましょう。
    たとえば、自分の会社からの依頼を正確に相手に伝える資料を作るときに

    タカヒロ
    スティーブン・ジョブズのようなシンプルでカッコいいプレゼンをしたい!

    とシンプルなプレゼンを作ると、相手に伝えたい要素の記載が無いので相手に伝えたいことが伝わらないということになります。

    タカヒロ
    私の経験上、スティーブ・ジョブズのようなシンプルなプレゼンを普通の会社員が行うことは、ほぼありません。シンプルにするというのは、思った以上に難しく大変です。無理はしないようにしましょう。
    【失敗 その2】何も考えずにジョブズみたいなシンプルなプレゼンを目指す

    【失敗 その3】小学生でもわかるプレゼンにしなさい、と言われてその通りにする

    プレゼン資料を作る上でありがちな上司からの指摘が、

    上司
    タカヒロのプレゼンはわかりにくい。小学生でもわかるプレゼン資料にしなさい!
    タカヒロ
    はいっ!わかりましたあー!!(思考停止)

    小学生でもわかるに意識が集中してしまうのです。

    私が思うに、小学生でもわかるではなくプレゼンを聞く相手を意識するに尽きるんです。相手が小学生だったら小学生でもわかるようにプレゼンを作ればいいし、相手が社会人だったら社会人にわかるように作ればいいんです。それを小学生でもわかるプレゼン資料にしなさい!というのは、少し本質からずれています。

    そして社会人の方々は大多数が社会人向けにプレゼンを作ると思います。そこで最近思うのは、少し固めの言葉を入れておかないと、プレゼン資料にしまりがなくなるということです。

    ちょっと難し目の言葉を入れたり、体言止めを入れることで少し高尚なイメージがつきます。例えば以下のような例です。


    【少しやさしめな言葉遣い】

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    小学生にもわかりやすいように優し目の言葉にしたスライド


    【少し難しめに言葉遣いを修正】

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    少し難しい、固めの言葉遣いに調整(いわゆるビジネス的なかっこつけ)

    下の方が少しだけ『かっこつけた言葉』を選んでいます。ただ、そのなんとなくのかっこよさがプレゼン資料作成では大事かもしれません。

    【失敗 その4】スライドによって書いている要素「キーメッセージ」の場所が違う

    資料をつくるときにはどうスライドに要素を配置するのか?ということが重要になってきます。プレゼンにおいては、プレゼン資料を見る側もエネルギーを使います。すこしでもわかりにくい要素があるとすぐに集中力が切れてしまいます。

    たとえばこんな感じ。

    【スライド1】

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    説明が上。キーメッセージが下にある。


    【スライド2】

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    説明が左。キーメッセージが右にある。

    タカヒロ
    キーメッセージの位置がバラバラで、プレゼンを見る人が混乱してしまうよ!!

    プレゼンを見る人が混乱しないように、キーメッセージはどのスライドでも同じ位置に配置しておくことをおすすめします。

    【失敗 その4】
    スライドによって書いている要素「キーメッセージ」の場所が違う

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    プレゼン資料作成でいちばん大事なこと

    最後にプレゼン資料作成でいちばん大事なことはなんでしょうか?それはストーリーです。プレゼンの骨格はだいたい以下の構成で、あとはそこにストーリーを当てはめていきます。

    【プレゼンの骨格】

  • 背景(=現状)
  • ありたい姿(=めざすところ)
  • 課題(=ありたい姿とのギャップ)
  • そのための解決策(=手段、戦術)

  • プレゼンのストーリーは自分自身で何度も考えるしかないです。しかも厄介なのが、昨日、これはいける!と思ったストーリーが次の日には「あれ?これでいいんだっけ?」と思ってしまう。ということです。そこで私がお勧めするのは、とにかく早めにストーリー作りだけは取りかかり、何度も何度も見直すということ。自分が作ったプレゼンを客観的にみることができるのでお勧めです。

    タカヒロ的まとめ

    いかがでしたでしょうか?プレゼン資料を作ることって誰でも機会がある割に、誰も作り方や注意ポイントを教えてくれないんですよね。。そしてついつい過去のプレゼンに今の状況を当てはめるだけの単純作業をやってしまい、上司に指摘されるという不毛な時間を過ごしてしまうのです。。。

    この記事がすこしでも、プレゼン資料を作るかたの参考になれば幸いです。

    最後までお読みいただきありがとうございます。今日はこんな感じで!